Die Urkundenarchiv Siegen GbR betreibt die Internetplattform www.urkundenarchiv-siegen.de zur Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen auf Einsicht in archivierte Urkundenbestände.

Die Urkundenarchiv Siegen GbR ist Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit

• dem Betrieb der Internetplattform
• der Entgegennahme von Anfragen
• der Verarbeitung von Kontakt- und Identifikationsdaten
• der Durchführung der Berechtigungsprüfung
• der technischen Verarbeitung hochgeladener Dokumente
• der Kommunikation mit anfragenden Personen.

Zur technischen Bereitstellung der Plattform bedient sich die Urkundenarchiv Siegen GbR der Potsdam Legal Tech GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die technische Infrastruktur wird innerhalb der Europäischen Union betrieben.

Die Verwahrung der archivierten Urkunden selbst erfolgt gemäß § 51 Bundesnotarordnung (BNotO) durch die beteiligten Notarkammern.

Die Entscheidung über Einsichtnahmen sowie über die Herausgabe archivierter Urkunden oder daraus abgeleiteter Informationen erfolgt durch die hierfür nach § 70 Abs. 1 BNotO bestimmte vertretungsberechtigte Person der beteiligten Notarkammern. Diese Funktion wird derzeit durch Rechtsanwalt Christoph Sandkühler wahrgenommen.

Die Urkundenarchiv Siegen GbR verarbeitet personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang ausschließlich zur technischen Durchführung des Anfrageverfahrens und der Berechtigungsprüfung. Eine Verarbeitung archivierter Urkundenbestände erfolgt durch die Urkundenarchiv Siegen GbR nicht.

Die Urkundenarchiv Siegen GbR entscheidet eigenständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung im Rahmen des Plattformbetriebs. Die beteiligten Notarkammern entscheiden eigenständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung im Zusammenhang mit der archivrechtlichen Verwahrung sowie über Einsichtnahmen nach § 51 BNotO.

Eine gemeinsame Festlegung von Zwecken und Mitteln im Sinne von Art. 26 DSGVO erfolgt nicht.