Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Urkundenarchiv Siegen GbR

c/o Westfälische Notarkammer

Ostenallee 18

59063 Hamm

Deutschland

Telefon: 02381 969590

E-Mail: info@urkundenarchiv-siegen.de

Datenschutzbeauftragter:

Rechtsanwalt und Notar Dr. Frank Tykwer

DSB für Notare und Ärzte GmbH

Cäcilienhöhe 173

45657 Recklinghausen

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur im technisch notwendigen Umfang sowie im Rahmen der von Ihnen bereitgestellten Informationen verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

3. Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Server erfasst. Diese sogenannten Server-Logfiles umfassen insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • aufgerufene Seite
  • übertragene Datenmenge
  • Browsertyp und Browserversion
  • Betriebssystem
  • Referrer-URL

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen sowie die Stabilität und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

Der Betrieb der Website erfolgt auf eigener Serverinfrastruktur. Eine Datenübermittlung an externe Hostingdienstleister im Rahmen des Webseitenzugriffs erfolgt insoweit nicht.

4. Technische Verarbeitung der Anfrageplattform (Auftragsverarbeitung)

Zur technischen Bereitstellung und Verarbeitung der über unsere Website übermittelten Anfragen bedienen wir uns eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO:

Potsdam Legal Tech GmbH
Herderstr. 1
14482 Potsdam
Deutschland

Geschäftsführerin: Manja Habermann

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Eingesetzte technische Infrastruktur (Unterauftragsverarbeiter)

Im Rahmen des Betriebs der Anfrageplattform werden folgende technische Dienstleister eingesetzt:

IONOS SE
Hosting der Frontend- und Applikationslogik

Hetzner Online GmbH
Hosting der API-Server, Datenbanken und Backups

STACKIT GmbH & Co. KG
Bereitstellung optionaler KI-Funktionen (nur sofern genutzt)

Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist abrufbar unter:

https://notarius.legal/rechtliches/datenschutzerklaerung/#uav

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular einschließlich der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage sowie für Anschlussfragen gespeichert.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Upload-Funktion für Dokumente

Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, Dokumente im Rahmen einer Anfrage zu übermitteln.

Die Übertragung erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

Die technische Verarbeitung erfolgt unter Einbindung der Potsdam Legal Tech GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die übermittelten Dateien sowie die darin enthaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich verarbeitet zum Zweck

  • der Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie
  • der Prüfung Ihrer Berechtigung zur Einsichtnahme

Bitte laden Sie nur solche Dokumente hoch, zu deren Übermittlung Sie berechtigt sind.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die hochgeladenen Dokumente werden ausschließlich bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Suchfunktion

Unsere Website stellt eine Suchfunktion zur Verfügung.

Die eingegebenen Suchbegriffe werden ausschließlich zur Bereitstellung der Suchfunktion verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

Eine personenbezogene Auswertung der Suchanfragen erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies.

Diese Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website sicherzustellen.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Keine Nutzung von Tracking- oder Analyse-Tools

Auf dieser Website werden keine Analyse- oder Trackingtools eingesetzt.

Insbesondere erfolgt keine Nutzung von:

  • Google Analytics
  • Matomo
  • Plausible
  • sonstigen Webtracking-Diensten

11. Externe Inhalte

Auf unserer Website werden keine externen Inhalte eingebunden, insbesondere keine:

  • Google Maps
  • YouTube-Videos
  • Social-Media-Plugins

Eine Datenübertragung an Drittanbieter erfolgt daher nicht.

12. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Dies gilt insbesondere für

  • Kontaktformularübermittlungen
  • Upload-Vorgänge im Rahmen von Anfragen

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Upload-Dokumente werden nach Abschluss der Anfragebearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Protokolldaten werden ausschließlich im erforderlichen Umfang zur Sicherstellung des sicheren Systembetriebs gespeichert.

14. Berufsrechtlicher Kontext der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anfragen zu notariell verwahrten Urkunden gemäß § 51 Bundesnotarordnung (BNotO).

Die eingesetzten technischen Dienstleister sind vertraglich zur Wahrung der Verschwiegenheit gemäß § 203 Abs. 4 StGB verpflichtet.

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de

17. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.

Stand: April 2026