Urkundenarchiv Siegen

Die Urkundenarchiv Siegen GbR ist ein Zusammenschluss von 11 Notarkammern, der die Verwahrung von Notariatsurkunden gemäß § 51 Abs. 1 BNotO übernommen hat.

Beteiligte Notarkammern:

• Notarkammer Baden-Württemberg
• Notarkammer Berlin
• Notarkammer Braunschweig
• Bremer Notarkammer
• Notarkammer Celle
• Notarkammer Frankfurt am Main
• Notarkammer Kassel
• Notarkammer Oldenburg
• Rheinische Notarkammer
• Notarkammer Schleswig-Holstein
• Westfälische Notarkammer

Sie können notarielle Urkunden anfordern, die bei einer der 11 beteiligten Notarkammern verwahrt werden, darunter:

• Kaufverträge
• Erbverträge
• Testamente
• Eheverträge
• Vollmachten
• Weitere notarielle Urkunden

Wichtig: Nur Urkunden, die bei einer der 11 beteiligten Notarkammern verwahrt werden, können über dieses Portal angefordert werden.

Berechtigt zur Urkundenanforderung sind:

1. Urkundenbeteiligte (Personen, die in der Urkunde genannt sind)
2. Rechtsnachfolger (z.B. Erben mit Erbnachweis)
3. Bevollmächtigte mit notariell beglaubigter Vollmacht
4. Behörden und Gerichte im Rahmen ihrer Befugnisse

Wichtig: Aufgrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht (§ 69a BNotO) müssen Sie Ihre Berechtigung nachweisen.

1. Abschrift (einfache Kopie)

Eine einfache Abschrift gibt den Inhalt der Urkunde wieder. Sie enthält keinen Beglaubigungsvermerk, mit dem der Notar oder die verwahrende Stelle den wiedergegebenen Inhalt bestätigt.

Bei einer Abschrift muss es sich nicht notwendigerweise um eine Fotokopie handeln. Es genügt, wenn eine Unterschrift durch „gez.“ (gezeichnet) gefolgt von dem Namen des Beteiligten wiedergegeben wird. An der Stelle des Notarsiegels kann „L.S.“ stehen.

Eine einfache Abschrift hat keine besondere Beweiskraft.

2. Beglaubigte Abschrift

Die beglaubigte Abschrift gibt es den Inhalt der Urkunde wieder und enthält zusätzlich einen Beglaubigungsvermerk des Notars oder der verwahrenden Stelle. Mit diesem Vermerk wird die Übereinstimmung der Abschrift mit der Urschrift bestätigt.

Der Vermerk wird mit der Abschrift mittels Schnur und Prägesiegel verbunden, sodass sie nicht voneinander getrennt
und keine Seiten ausgetauscht werden können.

3. Ausfertigung

Die Ausfertigung gibt den Inhalt der Urkunde wieder und enthält zusätzlich einen Ausfertigungsvermerk. Aufgrund dieses Vermerks wird nicht nur die Übereinstimmung der Abschrift mit der Urschrift bestätigt, sondern die Ausfertigung vertritt im Rechtsverkehr die Urschrift. Dies ist notwendig, da die Urschrift mit den Originalunterschriften der Beteiligten bei dem Notar verbleiben muss.

Es bedarf immer dann einer Ausfertigung, wenn es nicht nur auf den Inhalt der Urkunde ankommt, sondern auf den Besitz eines Originals.

4. Vollstreckbare Ausfertigung

• Ermöglicht Zwangsvollstreckung
• Mit Vollstreckungsklausel
• Nur bei berechtigtem Interesse
• Verwendung: Zur Durchsetzung von Zahlungsansprüchen

Empfehlung: Beginnen Sie mit einer einfachen Abschrift. Für 95% aller Fälle ist diese ausreichend.

Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Rufen Sie das Online-Formular auf
2. Wählen Sie die gewünschte Produktart (Abschrift, Beglaubigung, Ausfertigung)
3. Geben Sie die Urkundendaten ein (Notar, Urkundennummer, Datum)
4. Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein
5. Weisen Sie Ihre Berechtigung nach
6. Laden Sie erforderliche Dokumente hoch
7. Wählen Sie den Versandweg
8. Prüfen Sie Ihre Angaben und senden Sie das Formular ab

Tipp: Das Formular führt Sie automatisch durch alle erforderlichen Schritte und validiert Ihre Eingaben.

Ja, Sie können Ihre Urkundenanforderung auch schriftlich per Post stellen:

Postanschrift:
Urkundenarchiv Siegen GbR
Herr RA C. Sandkühler
Ostenallee 18
59063 Hamm

Bitte beachten Sie:

• Die Bearbeitung dauert länger
• Alle erforderlichen Angaben und Nachweise müssen beigefügt sein
• Bei fehlenden Unterlagen wird eine Nachforderung per Post versendet (weitere Verzögerung)

Empfehlung: Nutzen Sie das Online-Portal für eine schnelle Bearbeitung

Erforderliche Angaben:

Urkundendaten:

• Name des Notars
• Amtssitz des Notars
• Urkundennummer (UR-Nr.)
• Ausstellungsdatum der Urkunde
• Art der Urkunde (z.B. Kaufvertrag, Testament)

Ihre Daten:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Aktuelle Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Wichtig: Ohne vollständige Angaben kann Ihre Anforderung nicht bearbeitet werden.

Wenn Ihnen nicht alle Urkundendaten vorliegen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Minimale Pflichtangaben:

• Name des Notars
• Ungefähres Datum (Jahr reicht oft)
• Art der Urkunde
• Namen der Beteiligten

Recherche:

• Prüfen Sie alte Unterlagen, Grundbuchauszüge oder Verträge
• Bei Erbfällen: Nachlassgericht hat oft Informationen

Tipp: Geben Sie im Formular alle Ihnen bekannten Informationen an. Wir helfen bei der Recherche!

Die erforderlichen Unterlagen hängen von Ihrer Situation ab:

Für Urkundenbeteiligte:

• Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses (Vorder- und Rückseite)

Für Bevollmächtigte:

• Kopie Ihres Personalausweises
• Handschriftlich unterschriebene Vollmacht (Scan oder Foto) und Kopie des Personalausweises des Vollmachtgebers

Für Erben:

• Kopie Ihres Personalausweises
• Erbschein oder europäisches Nachlasszeugnis
• Bei Testamentsvollstrecker: Testamentsvollstreckerzeugnis

Für juristische Personen (Unternehmen):

• Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
• Kopie Personalausweis des Vertretungsberechtigten
• Nachweis der Vertretungsberechtigung

Datenschutz-Hinweis: Sie können nicht erforderliche Daten (z.B. Seriennummer, Lichtbild) in Ihrem Ausweisdokument schwärzen.

Erlaubte Dateiformate:

• PDF (bevorzugt)
• TIFF
• JPG/JPEG

Technische Anforderungen:

• Maximale Dateigröße: 5 MB pro Datei
• Auflösung: Mindestens 200 DPI (lesbar)
• Farbig oder schwarz-weiß
• Alle Texte müssen lesbar sein

Tipp: Nutzen Sie eine Scanner-App auf Ihrem Smartphone für optimale Ergebnisse.

Vollmacht ist erforderlich, wenn:

• Sie NICHT Urkundenbeteiligter sind
• Sie nicht als Erbe legitimiert sind
• Sie im Auftrag einer anderen Person handeln

KEINE Vollmacht erforderlich, wenn:

• Sie selbst Urkundenbeteiligter sind
• Sie Erbe mit Erbschein sind
• Sie gesetzlicher Vertreter sind (z.B. Eltern für minderjährige Kinder)

Anforderungen an die Vollmacht:

• Die Vollmacht muss handschriftlich unterschrieben sein
• Eindeutige Bevollmächtigung zur Urkundenanforderung

Die Kosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).

• Auslagen, die immer anfallen:
• Seiten s/w zu je 0,50 Euro
• Seiten farbig zu je 1,00 Euro
• Auslagen für den Versand

Beispiel: Beglaubigte Abschrift einer Vorsorgevollmacht mit 8 Seiten in s/w:

• 8 Seiten s/w zu je 0,50 Euro = 4,00 Euro
• Versand per Einwurfeinschreiben = 4,15 Euro
• Gesamt: 8,15 Euro

Eine weitere vollstreckbare Ausfertigung kostet 24,00 Euro zuzüglich der Auslagen.

Die genauen Kosten hängen vom jeweiligen Antrag und dem Umfang der Urkunde ab.

Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über Ihre zuständige Notarkammer. Sie erhalten keine direkte Rechnung von uns.

So läuft die Abrechnung ab:

1. Wir bearbeiten Ihre Anforderung
2. Nach Abschluss melden wir die Kosten an Ihre Notarkammer
3. Die Notarkammer stellt Ihnen die Rechnung
4. Sie zahlen direkt an die Notarkammer

Vorteil: Keine Vorkasse erforderlich. Sie zahlen erst nach Erhalt der Urkunde.

Nein. Wenn wir die Urkunde nicht finden können oder Ihre Anforderung aus anderen Gründen nicht bearbeitet werden kann, fallen keine Kosten für Sie an.

Kostenfreie Fälle:

• Urkunde nicht auffindbar
• Urkunde existiert nicht
• Falsche Angaben (ohne Verschulden)
• Ablehnung wegen fehlender Berechtigung

Die Bearbeitungszeit liegt in der Regel bei 8-12 Wochen.

Tipp: Nutzen Sie die Online-Anforderung und wählen Sie E-Mail als Versandweg für die schnellste Bearbeitung.

Sie können zwischen verschiedenen Versandwegen wählen:

1. E-Mail (empfohlen)

• Am schnellsten (sofortige Zustellung)
• Sie erhalten ein PDF
• Geeignet für: Einfache Abschriften

2. Postversand

• Per Einwurfschreiben
• Erforderlich für: beglaubigte Abschriften, Ausfertigungen, vollstreckbare Ausfertigungen

Empfehlung: Wählen Sie E-Mail-Versand für schnellste Zustellung. Für die meisten Zwecke (Bank, Behörden) ist ein PDF ausreichend.

Sie erhalten automatische Statusupdates per E-Mail:

Sie werden informiert bei:

• Eingang Ihrer Anforderung (sofort)
• Beginn der Bearbeitung (nach Prüfung)
• Nachforderung von Unterlagen (falls erforderlich)
• Versand der Urkunde (nach Fertigstellung)

Zusätzlich:

• Jede E-Mail enthält Ihr eindeutiges Aktenzeichen
• Bei Fragen können Sie sich jederzeit bei uns melden

Tipp: Speichern Sie Ihr Aktenzeichen (Format: JJ-NNNNN) für Rückfragen.

Wenn erforderliche Unterlagen fehlen, erhalten Sie eine Nachforderung:

Ablauf:

1. Sie erhalten eine E-Mail mit detaillierter Auflistung der fehlenden Unterlagen
2. Sie haben 14 Tage Zeit, die Unterlagen nachzureichen
3. Nach Eingang der Unterlagen geht die Bearbeitung weiter
4. Am Tag 11 erhalten Sie eine Erinnerung
5. Bei Nicht-Einreichung wird der Auftrag nach 14 Tagen geschlossen

Wichtig: Geben Sie bei der Nachreichung immer Ihr Aktenzeichen an!